تقوم إدارة المؤسسة بتعين قسم خاص للإشراف من الخبرات العملية والتي تعشق العمل في حقل رعاية الأيتام مع تمتعها بثقافة عالية وشخصية مرنة متزنة تؤمن بالعمل المؤسساتي بعيدة عن ردود الأفعال ولعل من الضروري أن تكون من إدارة المؤسسة وفي الحدود الضيقة يمكن الاستعانة بالخبرات من خارج الإدارة بعد موافقة الجهات التي تتبع لها مؤسسة الأيتام على ذلك
تشكل لجنة خاصة مؤلفة كماسبق في التوصيف من نائب رئيس مؤسسة الأيتام وأمين السر والمسؤول الإداري وغيرهم مهمتها اختيار الإشراف من خلال مراحل ثلاثة
مقابلة عامة يتم فيها التحقق من الشروط المطلوبة من حيث الشهادة والخبرة والأوراق المطلوبة
مقابلة شفهية يتم فيها التدقيق على
(عرض السيرة الذاتية بهدف ملاحظة أربعة عناصر من مكونات الشخصية ( تسلسل الأفكار – توازن – الجدية – قوة الشخصية ) وتعطى درجات متساوية (للعناصر الأربعة عشرة درجات
يقدر عشرة درجات لأعلى شهادة ثم تخفض درجتان لكل مرحلة أدنى
يعطى 3,5 درجة لخبرات العمل التربوي
يعطى 3,5 درجة لخبرات الأمومة
(عرض مشكلة وكيفية حلها ( يقص بهذا السؤال معرفة طريقة التفكير في استيعاب المشكلة وحلها بالطريق الذي يؤدي الى غرض الرعاية ويعطى الجواب (6 درجات
ملاحظة : من الأسئلة الشفهية التي لاحصر لها
ماذا تتوقع أن تقدم لليتيم
ماهي العوامل برأيك التي تساعد على محو اليتم وأندماج اليتيم في المجتمع
هل لديك نهم لمتابع الكتب التي تعنى بالأيتام وتتحدث عن رعايتهم
هل تميل الى الجواب الجدي رداً على سؤال من اليتيم ؟
هل لديك قدرة على الصبر ؟
(يعطى الجواب على باقة من الأسئلة ( 12 درجة
(الأسئلة التحريرية كلها تدور حول رعاية الأيتام ويتم من خلال الإجابات ملاحظة جميع النقاط المطروحة سابقا ً ( ترتيب أفكار , إجابات مباشرة
(وتعطى (15 درجة لحزمة الأسئلة التحريرية
تعلن النتائج بشكل واضح في اليوم التالي للمقابلات
تبلغ إدارة مؤسسة رعاية الأيتام بالنتائج للاعتماد
يمنح الفائزون رواتب تتناسب شرائحها مع الأنظمة المرعية
يخضع جميع المقبولين إلى دورات تأهيلية وتدريبية يتم فيها التعرف على نظام الإشراف وطرق التعامل مع الأيتام وطرق التواصل معهم والتركيز على الأبعاد الاجتماعية والإنسانية والبحث بعمق في العوامل التي تساعد الأيتام على محو يتمهم والاندماج في المجتمع لاسيما حبه لوطنه ومدرسته وجيرانه و….. وغرس الأخلاق السلوكية للأيتام والتي تثبّت لديهم القناعة بأنهم من المكونات الهامة للمجتمع
تكرر الدورات كل ستة أشهر أو سنة على أبعد حد
آلية عمل الإشراف
من خلال خطة سنوية تقرها إدارة مؤسسة رعاية الأيتام توضح فيها آلية عمل الإشراف بشكل واضح ولعل من المفيد أن يكون في الخطة قيام المشرف بما يلي
(زيارات ميدانية إلى منازل الأيتام (يحدد عددها
(زيارات الى مدارس الأيتام (يحدد عددها بعد أخذ الإذن الرسمي بذلك ويزود بكتاب شخصي بذلك
لقاء اسبوعي في مكان يشترط فيه أن يكون واسعاً
(إجراء اتصالات هاتفية (يحدد عددها
وكل من المهام الأربع لها نموذج تقرير خاص
فالزيارات المنزلية ( وهي غالباً للمشرفات …..) تهتم بنظافة المنزل وعلاقة اليتيم مع أمه وأخوته وجيرانه
وزيارات المدارس تقتصر ( إن وجدت ) على التحصيل العلمي وسلوك اليتيم مع أساتذته وزملاءه
أما اللقاء الأسبوعي فلابد من وضع منهج يترجم أهداف مؤسسة رعاية الأيتام بترسيخ حب الوطن والحفاظ على الممتلكات العامة والبنية التحتية والخدمية …. مع إعطاء الوقت الكافي للترفيه ويتم التركيز في هذا اليوم على الوضع النفسي لليتيم بشكل دقيق وملاحظة إندماجه مع زملائه واستخلاص المشاكل إن وجدت مثل ظاهرة الانطوائية والخجل وغيرها ….. ليصار إلى التعامل مع هذه الظواهر بشكل منهجي حتى التخلص منها
وأما الاتصالات الهاتفية : فيمكن أن تكون أسئلة عامة عن الدراسة والصحة ورسالتها التعبير عن التواصل
ملاحظة هامة
من خلال هذه المهام يشعر اليتيم بأنه يعيش في دائرة العناية والرعاية والتي تحقق له المساعدة على محو اليتم وتمكنه من الاندماج بالمجتمع
متطلبات تنفيذ المهام الأربعة
البراعة في فن التواصل مع الأيتام
مراعاة الخصوصية والاهتمام بها بشكل كبير ومركّز فهي تشعر اليتيم بكيانه التام وتوظف جميع طاقاته بالاتجاه الصحيح وتكسبه شخصية متوازنة
بناء الثقة والعلاقات الشخصية مع اليتيم والتي تفضي إلى علاقة صراحة بين المشرف واليتيم وهذا يقود إلى معرفة مباشرة بالمشاكل إن وجدت ويسهل حلها
الابتعاد عن العلاقة التقليدية كأستاذ وطالب بل صديقان
الالتزام بالإيجابية في كل المراحل والأوقات